Hur skapar man struktur i sin arbetsvardag?

Många av oss skriver listor för saker som ska göras i hemmet, vad som ska inhandlas och vem som fyller år när. Och vi älskar strukturen i vårt privatliv. Jag menar, handen på hjärtat – vem tycker inte att det är väldigt skönt att komma tillbaka till vardagen efter en semester? Hur många gånger har jag inte själv sagt ”det ska bli så skönt med vardag igen!”? Svaret är: jag säger det efter varje semester.

Men varför är det då så att många tappar det när det kommer till sitt arbetsliv? Varför har vi så svårt för att skapa och framförallt underhålla samma slags ordning i vårt yrkesliv?

Undertecknad är en av Sveriges många lite smått stressade och förvirrade själar som har bra kontroll på privatlivet och älskar allt vad listor heter, men tappar det i viss mån så fort jag kliver innanför dörrarna på kontoret.

För att försöka bena ut hur det kan bli så här bestämde jag mig för att googla på ämnet och grotta ner mig i olika former av strukturella metoder som självhjälp.

Jag har kommit fram till att följande punkter är en väldigt bra start:

1. Planera din kalender

Skapa en struktur i din kalender, och håll dig till dina inbokade saker. Oavsett vad som händer runtomkring dig. Bestäm dig för när vissa återkommande aktiviteter ska infalla och boka in lika samma varje vecka.

Får du ett mail samtidigt som det i din kalender står att du ska arbeta med exempelvis administrativa uppgifter, ja då får helt enkelt det där viktiga (som det ju oftast känns) mailet vänta tills du har en lucka i kalendern.

2. Färgkoordinering

Färgkoordinera olika slags aktiviteter – på så sätt hjälper du hjärnan att enklare få en översikt över vad som är planerat för dagen eller veckan och du hinner förbereda dig på vad som komma skall.

3. Återhämtning

Planera även in tid för återhämtning. Har du haft ett möte som varat i 2 timmar är det också bra att faktiskt boka in en stund för återhämtning direkt efter det mötet. Och glöm inte att färgkoordinera även detta.

4. Din mest produktiva tid

Ta en funderare på när du är som mest produktiv – planera in valda aktiviteter utefter din egen person. Ingen är den andre lik, så här måste du gå till dig själv för att veta hur den prioriteringen ska genomföras.

Gör det bara!

Så boka nu in en tid i kalendern och sätt igång med planeringen. Nu vet du ju hur du ska göra ;)

5. Sätt påminnelser

Hjälp dig själv att hjälpa din hjärna genom att slippa ha alla ”kom ihåg” i huvudet. Alldeles för många småsaker som hjärnan måste hålla koll på blir en enorm påfrestning i form av stress.

6. Rätt sak i rätt tid

Läs inte din e-post om du faktiskt inte har tid att agera på dem. Det kommer bara att ge dig en känsla av att du ”inte hann med” och ”jag måste ju svara på det där”. Det du inte vet har du inte ont av!

7. Notiser - en väldigt bra funktion för extra mycket stress

Stäng av onödiga notiser och popups på dator och mobil. Det enda de gör är att påminna dig om att du har mer saker att göra. Och det tror jag redan att du har väldigt bra koll på ;)

8. P-r-i-o-r-i-t-e-r-i-n-g

Ytterligare ett ganska uttjatat ord, men tillika också det som ger dig mest tillfredsställelse när du gjort de viktigaste sakerna först. Allt annat kan ju också som bekant vänta. Skriv ner prioriteringen av dina aktiviteter på en gammal hederlig A4-sida och sätt upp på väggen bredvid ditt skrivbord, i ditt synfält. För om du blir påmind tillräckligt många gånger om samma sak kommer det snart att sitta som ett rinnande vatten.

9. Delmål

Dela in alla större aktiviteter i små delmål – att få stryka tre saker på en lista (som egentligen handlar om samma aktivitet) är fan så mycket mer tillfredsställande än att få stryka en enda punkt. Och här kan ni ta mig på orden. Alla dagar i veckan.

10. Embrace surdegarna!

Vi har nog alla någon gång en uppgift som måste göras men som känns så otroligt jobbig. Vi skjuter på det och känslan av hur stor den är bara växer och blir tyngre för varje dag man skjuter den framför sig. Ta istället tag i den uppgiften först av alla, under den tid på dagen då du är som mest produktiv. När du väl kan stryka uppgiften från din att-göra-lista kommer axlarna, och dagen, att kännas mycket lättare.

11. Klara, färdiga, släng!

Det du har gjort är klart och ska bockas av – med detta menar jag att du ska lära dig att slänga allting som du är färdig med. Om det är små lappar på skrivbordet eller dokument på din dators skrivbord – bort med dem!

Sammanfattningsvis inser jag efter allt googlande på ämnet att jag har en bit kvar att gå, men även att jag är en bra bit på väg till ett mer strukturerat arbetsliv. Och det i sig är ju en skön känsla :)

En ostrukturerad arbetsdag tar mycket onödig tid. Värna om din tid och ta hand om dig <3

/Maria